NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA

Audyt dokumentacji organizacyjnej to kompleksowy przegląd wszystkich dokumentów regulujących funkcjonowanie Twojej placówki medycznej.

Co sprawdzam podczas audytu?

Dokumentacja podstawowa:

• Statut/regulamin organizacyjny NZOZ
• Regulamin pracy
• Regulamin porządkowy dla pacjentów
• Struktura organizacyjna

Procedury i instrukcje:

• Udzielania świadczeń medycznych
• Prowadzenia dokumentacji medycznej
• RODO (ochrona danych pacjentów)
• Skarg i reklamacji
• BHP i przeciwpożarowe

Umowy wzorcowe:

• Z pracownikami
• Z kontrahentami
• Współpracy z lekarzami

Zgodność z przepisami:

• Ustawa o działalności leczniczej
• RODO
• Prawo pracy
• Przepisy sanitarno-epidemiologiczne

Kiedy potrzebujesz audytu:

• Otworzyłeś placówkę „na szybko” i nie byłeś pewien dokumentacj
• Działasz już kilka lat i nie aktualizowałeś dokumentów
• Zmienił się właściciel/kierownik
• Były kontrole które wykazały braki
• Chcesz się zabezpieczyć przed sporami
• Planujesz rozbudowę/zmiany

Efekt audytu:

• Szczegółowy raport z oceną dokumentacji
• Lista braków i niezgodności
• Rekomendacje działań
• Projekty brakujących dokumentów

NZOZ to złożony organizm prawny – problemy prawne pojawiają się regularnie, nie tylko na etapie zakładania.

Typowe sytuacje wymagające wsparcia prawnego:

1. Bieżąca działalność:
   • Nowe umowy (pracownicy, kontrahenci, NFZ)
   • Zmiany w przepisach (dostosowanie dokumentacji)
   • Problemy z pracownikami
   • Roszczenia pacjentów
2. Rozwój:
   • Zatrudnienie nowych lekarzy (umowy, klauzule)
   • Rozbudowa (nowe pomieszczenia, usługi)
   • Zmiany organizacyjne
3. Kontrole:
   • Sanepid, PIP, Wydział Zdrowia UW
   • NFZ (jeśli masz kontrakt)
   • Przygotowanie, reprezentacja
4. Spory:
   • Roszczenia pacjentów
   • Konflikty pracownicze
   • Nieuczciwa konkurencja

Opcje współpracy:

1. Ad hoc (sprawa po sprawie)
   • Płacisz tylko gdy potrzebujesz
   • Dobra opcja dla małych gabinetów
2. Abonament
   • Stała miesięczna opłata
   • Bieżące konsultacje (telefon/mail/wideokonferencje)
   • Przegląd umów na bieżąco
   • Pierwszeństwo w pilnych sprawach
   • Polecane dla średnich i dużych NZOZ
3. Audyt roczny
   • Spotkanie 1-2 razy w roku
   • Przegląd dokumentacji
   • Aktualizacja procedur

NZOZ musi posiadać kompleksową dokumentację organizacyjną. Brak któregoś dokumentu = kłopoty przy kontroli.

Dokumenty podstawowe

Regulamin organizacyjny NZOZ:

• Określa cele, strukturę, zarządzanie
• Musi być zgodny z ustawą o działalności leczniczej
• Szczegółowa struktura organizacyjna
• Podział zadań i kompetencji
• Komórki organizacyjne i ich zakres

Regulamin pracy:

• Zgodny z Kodeksem pracy
• Czas pracy, urlopy, zasady zatrudnienia
• Odpowiedzialność pracowników

Regulamin porządkowy dla pacjentów:

• Prawa i obowiązki pacjentów
• Zasady korzystania z placówki
• Procedura skarg i reklamacji

Procedury medyczne i organizacyjne:

• Udzielania świadczeń zdrowotnych
• Prowadzenia dokumentacji medycznej
• RODO (ochrona danych osobowych)
• Postępowania w sytuacjach zagrożenia życia
• BHP i przeciwpożarowe

Umowy wzorcowe:

• Z pracownikami (umowy o pracę, klauzule)
• Z lekarzami (umowy cywilnoprawne, współpraca)

Brak dokumentacji = problemy przy:

• Kontroli Sanepidu
• Kontroli Wydziału Zdrowia Urzędu Wojewódzkiego
• Kontroli Inspekcji Pracy
• Sporach z pacjentami lub pracownikami

Spokojnie – to częsty problem, ale da się szybko naprawić.

Typowe braki w placówkach:

• Brak regulaminu organizacyjnego
• Przestarzałe procedury RODO
• Brak procedury skarg i reklamacji
• Niekompletna dokumentacja pracownicza

Jak naprawiam?

1. Krok 1: Audyt
   • Sprawdzam co masz, czego brakuje
   • Oceniam jakość istniejących dokumentów
2. Krok 2: Przygotowanie dokumentów
   • Tworzę brakujące regulaminy i procedury
   • Dostosowuję do specyfiki Twojej placówki
   • Zgodne z aktualnymi przepisami
3. Krok 3: Wdrożenie
   • Podpowiadam jak wdrożyć dokumenty
   • Instruuję personel jak z nich korzystać
   • Przekazuję gotowe pliki (Word + PDF)

Czas realizacji: 2-4 tygodnie (zależnie od zakresu).

Zdecydowanie warto. Zakładanie placówki medycznej to złożony proces – można go przejść samemu, ale profesjonalne wsparcie prawne na starcie zaoszczędzi Ci problemów na lata.

Co mogę dla Ciebie zrobić?

Wybór formy prawnej:

• Praktyka lekarska vs. działalność gospodarcza vs. spółka, a jeśli spółka to jaka
• Analiza plusów i minusów każdej opcji
• Dopasowanie do Twoich planów biznesowych

Dokumentacja organizacyjna:

• Statut/regulamin organizacyjny NZOZ
• Regulamin pracy
• Regulamin porządkowy
• Procedury i instrukcje (RODO, BHP, dokumentacja medyczna)

Zabezpieczenie prawne:

• Umowy z lekarzami i personelem (z klauzulami konkurencji!)
• Umowy z kontrahentami
• Prawidłowa struktura właścicielska
• Ochrona przed przyszłymi sporami

Proces rejestracji:

• Pomoc w kompletowaniu dokumentów
• Przygotowanie i złożenie wniosku do RPWDL
• Kontakt z Urzędem Wojewódzkim Wydziałem Zdrowia
• Dopilnowanie terminów

Konsultacja na etapie planowania = spokój przez całą działalność.